Mehr Tempo!

Die Digitalisierung der Verwaltungslandschaft in Deutschland erreicht aus Sicht von Bürgern, Unternehmen und Politik weiterhin nicht die gewünschte Geschwindigkeit. Zudem werden oftmals auch die funktionalen Erwartungen von Bürgern, Unternehmen und Verwaltungsmitarbeitern nicht erfüllt. Es stellt sich nachdrücklich die Frage, wie substanzielle Verbesserungen erzielt werden können. Um sich dieser Zielsetzung zu nähern, ist es sinnvoll, Muster aufzuzeigen, die in der Vergangenheit nicht zu den gewünschten Ergebnissen geführt haben.

Mittlerweile sind viele Muster des Scheiterns bei der digitalen Transformation erkennbar. Hier sind beispielhaft typische dieser „Anti-Pattern“ kurz beschrieben:

1. IT-Abbildung analoger Prozesse – aus Papier wird PDF. Mit der digitalen Bearbeitung von Formularen bleiben mögliche Vorteile der Transformation konsequent ungenutzt. Insbesondere bleiben Effizienzgewinne aus. Teilweise ergibt sich sogar eine Verschlechterung der Arbeitssituation der Verwaltungsmitarbeiter durch die unsinnige digitale Nachahmung analoger Prozesse.
2. Digitale Transformation nach dem Vorbild des Hausbaus. Bei diesem IT-getriebenen Muster steht die Bottom-up-Transformation und Implementierung von Infrastruktur, Basiskomponenten, Fachkomponenten und Fachverfahren im Fokus. Die Transformation ist aufgrund der Eins-nach-dem-anderen-Vorgehensweise langsam und wird oftmals durch technologische Entwicklungen überholt.
3. Die Umsetzung beginnt erst, wenn alle Anforderungen bekannt sind. Fehlende Priorisierung und der Wunsch, jede Anforderung vollumfänglich zu kennen, verschiebt den Beginn der Transformation ins Ungewisse.
4. Digitalisierung erfolgt aus der Verwaltungsinnensicht. Bei der Transformation stehen Fragestellungen im Vordergrund, die die internen Fragen und Anforderungen der Verwaltung in den Vordergrund stellen. Die Sichtweise und die Nöte der Bürger und Unternehmen werden allenfalls unzureichend berücksichtigt. Im Ergebnis ergibt sich eine inkonsistente Digitalisierung wie beispielsweise fehlende digitale Rückkanäle oder digitale Identitäten mit geringer Nutzerakzeptanz.

Holistisch denken, agil transformieren

Vor dem Hintergrund der skizzierten Muster lassen sich Handlungsweisen ableiten, die eine rasche und erfolgreiche Transformation ermöglichen und deren Erfolge zudem empirisch belegbar sind.

Aus Sicht von Bürgern und Unternehmen ist eine Digitalisierung sinnvoll und nutzenstiftend, welche die Umsetzung einzelner Geschäftsprozesse digital Ende zu Ende fokussiert. Das bedeutet im Umkehrschluss aber nicht, dass sowohl jeder Aspekt eines Geschäftsprozesses als auch jedes mögliche Umsystem sowie jede denkbare Schnittstelle digitalisiert werden. Im Gegenteil: Es erscheint vielmehr sinnvoll, entlang der 80/20-Regel diejenigen Geschäftsprozesse und Prozessteile Ende zu Ende zu digitalisieren, die zu einer vollständigen Digitalisierung und Automatisierung führen und nicht digitalisierte Prozessanteile weiter manuell zu bearbeiten. Hier kann eine strikte Kosten-Nutzen-Abwägung helfen, die notwendigen Prioritäten zu setzen. Werden die Standardfälle digital und automatisch abgewickelt, bleibt zudem dem Verwaltungsmitarbeiter mehr Zeit für diejenigen Fälle, die mit den Bürgern oder Unternehmensvertretern persönlich und auf dem Amt bearbeitet werden müssen.

Eine Fokussierung auf die Automatisierung der Standardfälle führt dazu, dass sich für Bürger und Unternehmen die Interaktion mit der Verwaltung deutlich vereinfacht darstellt. Solange durch den Gesetzgeber keine Entbürokratisierung der Verwaltungsvorgänge erfolgt, kann durch die Ausgrenzung von „Sonderlocken“ eine deutliche Verschlankung bei der Datenerfassung, aber auch bei den Entscheidungen und der Bescheiderstellung erzielt werden.

„Daten sind das Gold des digitalen Zeitalters“ – eigentlich trifft diese Aussage auf keinen gesellschaftlichen Bereich mehr zu als auf die öffentliche Verwaltung. Statt technischer Systeme müssen die verarbeiteten Daten und ihr Verwaltungszweck in das Zentrum von Architekturentscheidungen gerückt werden. So lassen sich nicht nur klare Ableitungen hinsichtlich der Priorisierung innerhalb von Digitalisierungsvorhaben treffen, sondern auch die Grundlagen einer datengetriebenen Verwaltung schaffen.

Antworten für eine zukunftsfähige Digitalisierung der öffentlichen Hand

Vor dem Hintergrund der beschriebenen Ansätze stellt sich die Herausforderung, eine holistische, auf Automatisierung gerichtete IT-Strategie und -Architektur zu errichten, die aber gleichzeitig eine rasche technische Realisierung ermöglicht. Durch die konsequente Durchsetzung geeigneter Architekturziele (vgl. Abbildung) kann eine Konzentration auf die Anwendung der tatsächlich verfügbaren Technologien erfolgen und eine auch langfristig entwicklungsfähige IT-Landschaft errichtet werden.

Digitalisierung ist keine Angelegenheit der IT

Digitalisierung bedeutet nicht die Technisierung bestehender Abläufe, sondern sie verändert die Art, wie wir arbeiten. Deshalb kann und darf die digitale Transformation nicht als Thema der IT abgetan werden: Sie betrifft vielmehr jeden Verantwortungsträger in der Verwaltung. Nicht zuletzt vor dem Hintergrund der demografischen Entwicklung und mittelfristiger budgetärer Herausforderungen besteht bei der öffentlichen Hand ein hohes Interesse an der durchgängigen Automatisierung standardisierter Prozesse. Diese Aufgabe erfordert das konsequente und zielgerichtete Zusammenwirken aller Verwaltungsmitarbeiter.

Der Autor des Gastbeitrags ist Dr. Stefan vom Brauk, Vice President Consulting Services bei CGI.