Eine aktuelle Studie der Agora Digitale Transformation und der Metaplan Gesellschaft für Verwaltungsinnovation identifiziert die Kernprobleme bei der Bearbeitung von Digitalisierungsprojekten. Darüber hinaus schlägt sie sechs konkrete Punkte zur Optimierung der Ministerialverwaltung vor.
Trotz politischem Willen und vorhandener Strategien gebe es ein Umsetzungsproblem in der digitalen Transformation der Bundesministerien, erläutert eine neue Studie der Agora Digitale Transformation und der Metaplan Gesellschaft für Verwaltungsinnovation. Außerdem fehlten eine übergeordnete Digitalstrategie und eine Analyse.
Bessere Zusammenarbeit zwischen Ministerien
Die Studie identifiziert sechs zentrale Handlungsfelder, die die Effizienz und Effektivität der Ministerialverwaltung verbessern sollen. Denn: „Hier liegt der entscheidende Hebel, um die Umsetzung von Digitalvorhaben entscheidend zu verbessern“, heißt es im Papier.
Erstens sollen einheitliche Vorgehensweisen die Zusammenarbeit zwischen den Ministerien verbessern. Dafür müsse eine verbindliche gemeinsame Projektlogik etabliert werden. Dies erfordere klare Projektmanagement-Standards und Werkzeuge. Zweitens sollten die Personalprozesse an die digitalen Anforderungen angepasst werden. Dazu empfehlen die Autorinnen und Autoren eine stärkere Gewichtung von Berufs- und Projekterfahrung bei der Personaleinstellung sowie eine Anpassung der Bewertungssysteme.
Drittens bestehe Potenzial im flexiblen Einsatz von Haushaltsmitteln, um die Finanzierung zu verbessern. Dies könnte durch ein zentrales Budget oder ein Sondervermögen für Digitalisierungsprojekte erreicht werden. Zudem sollten der Übertrag und die Deckungsfähigkeit von Haushaltsmitteln erleichtert werden.
Entpolitisierte Entscheidungen
An vierter Stelle steht die Optimierung der Beteiligungsprozesse zur Beschleunigung von Digitalisierungsprojekten. So sollten technische Fragen, wie der Einsatz von IT-Lösungen in der Bundesverwaltung, möglichst entpolitisiert und auf der fachlichen Ebene verhandelt und umgesetzt werden, so die Agora Digitale Transformation. Fünftens müsse die Vergabe verbessert werden. Aktuell erschwere das Vergaberecht eine unkomplizierte Beauftragung. Die Autoren schlagen vor, die Inhouse-Vergabe zu stärken sowie mehr IT-Expertise intern aufzubauen, damit Mitarbeitende Dienstleister kompetent steuern können.
Als sechsten und letzten Punkt nennen die Autoren zentral verankerte und klare Verantwortlichkeiten als Erfolgsfaktor für die digitale Transformation. Die Bündelung könnte in einem eigenen Digitalministerium, einer obersten Bundesbehörde, einem bestehenden Ministerium oder im Bundeskanzleramt erfolgen.
Der Ausgangspunkt der Studie ist eine Untersuchung der Arbeitsweise und -strukturen in Ministerien mit Schwerpunkt auf den Problemen bei der Bearbeitung von Digitalisierungsprojekten. Befragt wurden 50 Mitarbeitende verschiedener Ebenen aus sieben Bundesministerien, dem Bundeskanzleramt, dem Bundestag, dem Normenkontrollrat, bundeseigenen Unternehmen sowie nachgeordneten Behörden.
Die vollständigen Ergebnisse sind auf der Website der Agora verfügbar.
